Hallo zusammen,
ích bin seit ein paar Jahren mit einem kleinen Online-Handel aktiv, hauptsächlich Haushaltswaren und Gartenartikel. Bisher mache ich vieles noch per Hand – Bestelleingang prüfen, Lagerbestand kontrollieren, Versandbestätigungen rausschicken, Rechnungen erstellen. Das hat funktioniert solange es überschaubar war, aber dieses Jahr merke ich dass es langsam zu viel wird.
Mein Problem ist konkret: Ich bekomme im Sommer deutlich mehr Bestellungen (Gartenartikel laufen gerade super), und gleichzeitig möchte ich im Juli auch mal zwei Wochen Urlaub machen können, ohne dass alles zusammenbricht. Im letzten Jahr hat meine Tochter ausgeholfen aber das geht diesmal nicht.
Jetzt frage ich mich ob ich das mit Tools automatisieren kann. Ich habe schon von Zapier gehört und von irgendwelchen Shopify-Plugins, aber ich verstehe ehrlich gesagt noch nicht so ganz was davon wirklich Sinn macht und was nur teures Beiwerk ist.
Welche Tools nutzt ihr für die Automatisierung von Bestellprozessen? Muss man da viel technisches Wissen mitbringen? Und was kostet das realistisch im Monat? Ich bin kein IT-Profi, also bitte keine zu technischen Erklärungen. Würde mich über ehrliche Erfahrungsberichte freuen.
Zapier ist ehrlich gesagt gar nicht so kompliziert wie es klingt. Ich hab damit rumgespielt und es ist mehr so ein "Wenn X passiert, dann mach Y"-Prinzip. Für deinen Fall z.B.: neue Bestellung rein → automatisch eine Bestätigungsmail raus → Lagernotiz anlegen. Klingt simpel, spart aber echt viel Kleinkram.
Für den Urlaub würde ich zusätzlich schauen ob dein Shop-System schon was eingebaut hat. Shopify hat z.B. von Haus aus ganz ordentliche Automations drin, die kosten nix extra. WooCommerce braucht meistens Plugins dafür, da wird's etwas fummeliger.
Zapier kostet im freien Tarif fast nichts, für einfache Sachen reicht das. Wenn du mehr willst, wird's teurer, aber für einen kleinen Betrieb zahlst du vielleicht 20-30€ im Monat. Das rentiert sich schnell wenn du mal durchrechnest wie viele Stunden du gerade damit verbringst.
Ich muss da ein bisschen bremsen was GameTech_89 schreibt – Zapier ist gut, aber es löst nicht alle Probleme auf einmal. Ich kenne das von Bekannten die im Handel tätig sind: Man baut sich ein paar Automationen und denkt alles läuft, und dann gibt es einen Sonderfall (Retourenabwicklung, Zahlungsfehler, Lieferantenengpass) und das System hängt weil niemand dran gedacht hat.
Für jemanden der kein IT-Hintergrund hat würde ich eher zu einer All-in-One-Lösung raten. Billbee zum Beispiel ist speziell für Deutsche Händler gemacht, deckt Rechnungen, Versand und Lager ab und lässt sich mit den meisten Shops verbinden. Kostet je nach Bestellvolumen 9 bis 50€ im Monat ungefähr.
Das Wichtigste für den Urlaub: Stell dir vor was passiert wenn ein Automatismus ausfällt und du am Strand sitzt. Lieber einfach und zuverlässig als komplex und fragil.
Billbee wie Klaus_1973 erwähnt hat kenn ich auch, hab gute Rückmeldungen davon gehört. Für Rechnungen und Versandlabels ist das wirklich praktisch wenn man in Deutschland verkauft, schon allein wegen der korrekten Steuerausweisung.
Was ich noch ergänzen würde: Schau dir auch an ob dein Versanddienstleister eigene Schnittstellen hat. DHL Geschäftskundenportal z.B. kann man einiges automatisieren ohne dass man extra Tools braucht. Und für Bestandswarnung – also dass du rechtzeitig siehst wenn Ware knapp wird – reicht oft schon eine einfache Google-Tabelle mit einem automatischen Alert, wenn mans richtig einrichtet.
Für zwei Wochen Urlaub im Juli würde ich realistisch gesagt mindestens vier bis sechs Wochen Vorlauf einplanen um das vernünftig einzurichten und zu testen. Nicht auf den letzten Drücker anfangen.
Ich bin eigentlich eher im Bereich Gesundheit und Finanzen unterwegs, aber Automatisierung interessiert mich generell. Was ich aus Gesprächen mit Leuten die ich kenne mitnehme: Der Schlüssel ist nicht welches Tool, sondern erst mal die eigenen Prozesse aufzuschreiben. Was passiert bei jeder Bestellung Schritt für Schritt? Erst wenn das klar ist weiß man was man überhaupt automatisieren will. Viele kaufen sich Tools und merken dann dass sie gar nicht wissen wozu.