Hi Marcus,
isolche Planungsphasen kenne ich gut! Ich schwöre mittlerweile auf Notion - ist zwar am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig, aber man kann alles in einem Tool machen: Projekte planen, Kosten tracken, Fotos anhängen, Termine verwalten.
Für unterwegs nutze ich zusätzlich noch CamScanner um Belege und Anleitungen schnell zu digitalisieren. Und Measureon für Messungen - sehr praktisch wenn man mal was ausmessen muss und keinen Zollstock dabei hat.
Die Premium-Versionen lohnen sich meiner Erfahrung nach erst bei größeren Projekten.
Kann mich den Vorrednern nur anschließen was die einfachen Tools angeht. Nutze selbst hauptsächlich Google Keep für schnelle Notizen und Listen - synchronisiert automatisch und ist immer verfügbar.
Bei den Kosten bin ich aber etwas anders unterwegs: Hab ja schon mal über Kostenkontrolle geschrieben - für Projekte verwende ich eine simple Excel-Tabelle in OneDrive, da hab ich alle Ausgaben kategorisiert und kann auch mal schnell einen Kostenvergleich machen.
Was Terminplanung angeht: Outlook reicht völlig, auch die mobile Version ist ok.